Vallentuna kommun tog strid mot de låga anbuden – och vann

Det var hösten 2020 som Vallentuna kommun skulle upphandla el- och teleentreprenörstjänster. Flera av anbuden som kom in var väldigt låga. De tre lägsta låg på 289, 350 och 396 kronor per timme.

– Vi hajade till inför de låga priserna. Sedan insåg vi att de kunde tjäna pengar på annat än själva arbetstimmarna, genom att kompensera med höga materialkostnader. Som bakbonusar, dolda rabatter och liknande, berättar Sebastian Fjäll och tillägger:

– Samtidigt förstod vi att vi var tvungna att acceptera de låga priserna, utifrån hur vår upphandling såg ut, och vi fick ge leverantören med de lägsta priset, 289 kronor timmen, avtalet.

Vi tycker även att det är jätteviktigt att våra leverantörer följer arbetsrättsliga villkor.

Tvingade leverantörerna att köpa via HBV

Men ärendet tog en ny vändning. Upphandlingen överprövades av en annan av leverantörerna, detta på grund av att det inte fanns något takvärde på avtalet. Det vill säga hur mycket pengar kommunen som max får handla på avtalet.

Vallentuna kommun avbröt då upphandlingen på grund av ”otydligheter i upphandlingsdokumenten”. Så började de fundera, hur skulle de kunna gå tillväga för att slippa så låga anbud på el- och teletjänsterna? 

Så kom de att tänka på HBV, Allmännyttans gemensamma inköpscentral, som bland annat har avtal för elmaterial och belysning. Vallentuna kommun valde att gå in i deras samarbete. 

De leverantörer som skulle vinna upphandlingen av el- och teletjänster skulle nu tvingas köpa materialet via HBV med hjälp av ett trepartsavtal, där alla priser redan var klara och offentliga.

Det skulle alltså inte gå att tjäna stora pengar på materialet som skulle kompensera de låga timpriserna.

– Så kan alla tävla på lika villkor, och vi som kommun vet hur mycket vi får betala för materialet, säger Sebastian Fjäll.

Frågade branschen om priserna

Företag behöver fakturera 450kr för en timmes elarbete, enligt kommunens beräkningar

Sebastian Fjäll och hans kollegor kontaktade även Installatörsföretagen för att få reda på var timpriset för eltjänster bör ligga.

– Vi pratade även med olika elföretag, och ställde frågan ”vad kostar en anställd elektriker i Stockholm per timme? Hur mycket pengar behöver ni ha för att gå runt?”.

Upphandlarna vid Vallentuna kommun kom fram till att smärtgränsen för vad ett företag behöver fakturera för en timmes elarbete för att gå runt hamnade på 450 kronor i timmen. Det vill säga betydligt högre än anbudspriserna på 289, 350 och 396 kronor per timme. 

Fick lika låga anbud igen

I början av förra året annonserade Vallentuna kommun återigen ut upphandlingen av el- och teleentreprenörstjänster. Nio anbud kom in.

De tre leverantörer med lägst anbud i förra rundan skickade nu in sina anbud igen – med exakt samma priser som innan. 

Vi hade räknat med det, eftersom vi inte brukar avvisa leverantörer med låga anbud

– Priser som vi redan innan ansåg var alldeles för låga. Vi blev fundersamma, eftersom vi hade tagit bort materialet ur upphandlingen, så nu skulle de ju inte kunna tjäna något på det.

Kommunen begärde en förklaring av leverantörerna med de lägsta anbuden. Men fick inga tillfredsställande svar. Vilket ledde till att kommunen efter att referenser tagits och leverantörernas ekonomi granskats antog det sjätte lägsta budet som låg på 474 kronor i timmen.

Fick rätt i Förvaltningsrätten

De tre leverantörerna med de lägsta anbuden gav sig dock inte, utan överprövade kommunens beslut.

– Lite förståeligt, vi hade räknat med det, eftersom vi inte brukar avvisa leverantörer med låga anbud, säger Sebastian Fjäll.

Nästan ett år senare, i februari i år, lämnade Förvaltningsrätten till slut sina domar i ärendet. Rätten avslår de tre leverantörernas önskan om överprövning, och ger Vallentuna kommun rätt; leverantörerna har inte kunnat ge någon tillfredsställande förklaring till de orimligt låga anbuden. 

– Vi blev väldigt glada att det går att förkasta leverantörer med orimligt låga anbud, och att vi vågade ta striden. För det tar tid och kostar en del, säger Sebastian Fjäll.

Andra kommuner har hört av sig

Men varför tar ni inte bara det lägsta priset? Det blir väl billigare för kommunen?

– Det behöver inte alls bli billigare. Vi tänker bland annat på fusk med material och överfaktureringar. Något som tar en timme att göra kanske faktureras för tre timmar. Vi vill ha en leverantör vi kan lita på. De billigaste anbuden riskerar ofta att bli betydligt dyrare i slutändan.

Vi har fått frågor från andra kommuner om hur vi har gått tillväga i det här ärendet.

– Vi vill att leverantörerna ska ta betalt för sin kompetens. Vi har ju inte den här kompetensen hos oss, vi har inga elektriker anställda. Därför upphandlar vi den här tjänsten, och då vill vi att leverantören ska ta betalt för vad det kostar, och inte följa med i den prispress som funnits, främst i branscher som installation. Vi tycker även att det är jätteviktigt att våra leverantörer följer arbetsrättsliga villkor.

Vallentuna kommuns hantering av de orimligt låga anbuden i deras el- och teleentreprenörsupphandling har redan börjat ge ringar på vattnet.

– Vi har fått frågor från andra kommuner om hur vi har gått tillväga i det här ärendet. Jag ska även prata med några studenter som kontaktat oss som gör ett arbete om onormalt låga anbud, så det börjar röra på sig. Vi kan visa att det går, att det är möjligt att förkasta orimligt låga anbud.

---

Fortfarande krav på kollektivavtal i Borlänge

Sommaren 2020 publicerade Elektrikern flera artiklar om utmaningarna med offentliga upphandlingar.

Såväl de fackliga som företag såg problem med hur lägsta pris oftast var det som styrde vilka företag som fick avtalen med det offentliga.

Men vi pratade även med politiker som insett problemen, och försökt att göra något åt dem.

Vi som kommun ska inte dumpa marknaden, vi ska jobba med företag som har schyssta villkor.

I Borlänge pratade tidningen med Mari Jonsson, kommunalråd för Socialdemokraterna. Hon berättade då hur Borlänge kommun sedan våren 2019 kräver kollektivavtal för de företag som vill vara med och lämna anbud i kommunens upphandlingar. Även om just ordet krav inte håller juridiskt.

– Krav på kollektivavtal kan vi visserligen inte ställa, men däremot kollektivavtalsliknande villkor. Så det är lite lek med ord, sade hon då, och även:

– Vi som kommun ska inte dumpa marknaden, vi ska jobba med företag som har schyssta villkor. Att man inte jobbar med det här överallt, det är svårförståeligt för mig.

När tidningen nu, två år senare, åter kontaktar Mari Jonsson säger hon att krav på kollektivavtal fortfarande gäller i kommunens upphandlingar.

– Vi har haft några tillfällen där vi ”utbildat” om innehållet då nya medarbetare och politiker har kommit in i våra organisationer.

– Men inga överprövningar och inga nya beslut, det gäller fortfarande. Det finns inget känt politiskt motstånd i dessa frågor.